Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach wykryła kolejne nieprawidłowości w finansach gminy Kruszyna. W wykrytym przypadku chodziło o inwestycję pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej grawitacyjnej i tłocznej z przyłączami, przepompowniami ścieków w miejscowości Kruszyna – etap I”.
W 2018 r. nieprawidłowo ustalono jako wymagalne zobowiązanie w wysokości 1.022.910,69 zł z tytułu dostaw i usług, którego termin płatności zgodnie z warunkami umowy został wstrzymany w związku z niedostarczeniem przez Wykonawcę wymaganych dokumentów potwierdzających brak zaległości wobec podwykonawców.
Zgodnie z art. 4 ust 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn. zm.), zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Powyższe stwierdzono w zakresie zobowiązania wynikającego z faktury nr TKS/2018/568/37019 z dnia 15 listopada 2018 r. na kwotę 1.022.910,69 zł, wystawionej za wykonanie części zadania pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej grawitacyjnej i tłocznej z przyłączami, przepompowniami ścieków w miejscowości Kruszyna – etap I” na podstawie umowy nr 110/08/2017 z dnia 14 sierpnia 2017 r. z aneksami.
W § 6 pkt 14 i pkt 15 ww. umowy ustalono, że w przypadku powierzenia przez wykonawcę realizacji robót podwykonawcy, wykonawca jest zobowiązany do dokonania we własnym zakresie zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcy z zachowaniem terminów płatności określonych w umowie z podwykonawcą. Wykonawca w przypadku powierzenia robót podwykonawcy, zobowiązany jest przedstawić zamawiającemu na minimum 5 dni przed upływem terminu płatności drugiej i następnych części, oświadczenie od podwykonawcy o braku wobec niego zaległości finansowych za wykonaną pracę oraz dowód zapłaty wynagrodzenia na rzecz podwykonawcy.
W § 6 umowy dot. warunków płatności ustalono 30-dniowy termin płatności liczony od daty doręczenia faktury. Zgodnie natomiast z pkt 8 i pkt 9 ww. umowy, warunkiem zapłaty przez Zamawiającego drugiej i następnych części należnego wynagrodzenia za odebrane roboty budowlane jest przedstawienie wymienionych powyżej dokumentów. W przypadku ich braku wstrzymuje się wypłatę należnego wynagrodzenia za odebrane roboty budowlane, w części równej sumie kwot wynikających z nieprzedstawionych dowodów zapłaty. Faktura z dnia 15 listopada 2018 r. na kwotę 1.022.910,69 zł wpłynęła do Urzędu Gminy w Kruszynie w dniu 16 listopada 1018 r.
Pismem z dnia 12 grudnia 2018 r. wezwano Wykonawcę do przedłożenia oświadczeń od podwykonawców o braku wobec nich zaległości finansowych za wykonane roboty oraz dowodów zapłaty należnego im wynagrodzenia.
Po złożeniu ww. oświadczeń przez Wykonawcę w 2019 r. zapłacono ww. fakturę w dwóch częściach, tj. w dniu 10 stycznia 2019 r. zapłacono kwotę 580.896,97 zł, a następnie w dniu 4 lutego 2019 r. kwotę 442.013,72 zł.
Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników Urzędu, zobowiązanie zostało wykazane jako wymagalne, ponieważ termin jego płatności wynikający z umowy upłynął 15 grudnia 2018 r, natomiast zobowiązanie zostało uregulowane po terminie płatności w dwóch ratach. Wykonawca nie przedstawił wymaganych dokumentów przed terminem płatności, w związku z tym płatność została wstrzymana do czasu uzupełnienia brakujących dokumentów przez wykonawcę.
Skutkiem powyższego było wykazanie zobowiązania w wysokości 1.022.910,69 zł w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za IV kwartał 2018 r. w poz. wymagalne zobowiązania z tytułu dostaw i usług (poz. E4 iE4.1) a także w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za rok 2018 w kolumnie „zobowiązania wymagalne”. Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 4 Instrukcji sporządzania sprawozdań, stanowiącej załącznik nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1773) w układzie przedmiotowym sprawozdania Rb-Z prezentowane są wymagalne zobowiązania - rozumiane jako wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Zobowiązanie staje się wymagalne w rozumieniu niniejszego rozporządzenia, licząc od dnia następnego po upływie terminu płatności wskazanego w dokumencie zapłaty lub zapisanego w umowie. Stosownie również do § 8 ust. 2 pkt 4 i pkt 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 109 z późn. zm.) w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone według stanu na koniec okresu sprawozdawczego, natomiast w kolumnie „Zobowiązania wymagalne” wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym.
Zadania w zakresie ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Kruszyna oraz przygotowania danych do sprawozdań budżetowych i sprawozdań w zakresie operacji finansowych należały do pracowników Referatu Finansowego. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewelina Kokot – Skarbnik Gminy Kruszyna.
Wniosek nr 5
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Kruszyna w zakresie prawidłowego kwalifikowania zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw i usług w celu prawidłowego prezentowania tych zobowiązań w księgach rachunkowych, a następnie w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, stosownie do § 2 ust. 1 pkt 4 Instrukcji sporządzania sprawozdań, stanowiącej załącznik nr 8 do rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2396 z późn. zm.) oraz w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, stosownie do § 8 ust. 4 pkt 4 i pkt 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2022 r., poz. 144 ), mając na uwadze art. 4 ust 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.), a ponadto art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.).
PAWEŁ GĄSIORSKI
