Kolejny wniosek Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach w sprawie kontroli w Urzędzie Gminy Kruszyna wykazał, że Wójt Gminy Kruszyna słabo sobie radzi z pracownikami odpowiedzialnymi za księgowość. RIO nakazało wzmocnić nadzór nad takimi pracownikami.

W księgach rachunkowych Urzędu nie ujęto kosztów i zobowiązań z tytułu dostaw energii elektrycznej i świadczenia usług telekomunikacyjnych w łącznej kwocie 5.880,58 zł w 2016 r. Koszty te ujęto w księgach rachunkowych roku następnego, pomimo że dotyczyły danego roku. Powyższe było niezgodne z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm., a następnie Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.). W myśl ww. przepisu ustawy, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Stosownie do art. 20 ust. 1 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 1 ww. ustawy, księgi rachunkowe uznaje się za bieżące, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. W związku z powyższym nie wykazano ww. zobowiązań w sprawozdawczości budżetowej i finansowej.

Zgodnie z postanowieniami szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości dla budżetu Gminy Kruszyna jako jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Gminy Kruszyna jako jednostki budżetowej stanowiącymi załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 86/2015 Wójta Gminy Kruszyna z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont budżetu Gminy Kruszyna i Urzędu Gminy Kruszyna (z późn. zm.), do ksiąg rachunkowych danego roku obrotowego zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości ujmowane są wszystkie dowody księgowe obciążające dany rok obrotowy, dostarczone w terminie do dnia 29 stycznia następnego roku umożliwiającym sporządzenie sprawozdań. Dokumenty składające się na ww. kwoty kosztów i zobowiązań wpłynęły do Urzędu Gminy Kruszyna w terminie umożliwiającym ich prawidłowe zaklasyfikowanie do ksiąg rachunkowych roku, których dotyczyły te zobowiązania, tj. 17 i 18 stycznia 2017 r.

Zadania w zakresie prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań w zakresie księgowości budżetowej, a zwłaszcza bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości budżetowej dla jednostki budżetowej Urząd Gminy należały do Zastępcy Skarbnika Gminy. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewelina Kokot – Skarbnik Gminy Kruszyna.

Wniosek nr 2
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Kruszyna w zakresie prawidłowego ujmowania kosztów w księgach rachunkowych danego okresu, stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.), wymogów zarządzenia Nr 86/2015 Wójta Gminy Kruszyna z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont budżetu Gminy Kruszyna i Urzędu Gminy Kruszyna (z późn. zm.), mając na uwadze art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077).